Factuur Controleren van je Leverancier: Checklist voor Horeca
Elke week facturen van Metro, Sligro of Bidfood? Met deze checklist ontdek je fouten en stille prijsverhogingen voordat ze je geld kosten.
Waarom factuurcontrole in de horeca zo belangrijk is
Uit onderzoek blijkt dat 1 op de 5 horecafacturen fouten bevat. Dat gaat van verkeerde hoeveelheden tot prijzen die afwijken van de afgesproken prijslijst. Bij een gemiddeld restaurant met €15.000 aan maandelijkse inkoop kan dat honderden euro's per maand schelen.
De 7-punten checklist voor factuurcontrole
1. Vergelijk met je bestelling
Controleer of de geleverde hoeveelheden kloppen met wat je besteld hebt. Leveranciers rekenen soms meer af dan er daadwerkelijk geleverd is — vooral bij vers (vis, vlees, groenten).
2. Check de eenheidsprijzen
Dit is waar de meeste fouten zitten. Vergelijk de prijs per kilo of liter op de factuur met de laatst ontvangen prijslijst. Leveranciers zoals Metro en Sligro passen prijzen soms wekelijks aan zonder dit actief te communiceren.
3. Let op de BTW-tarieven
In de horeca heb je te maken met zowel 9% als 21% BTW. Controleer of het juiste tarief is toegepast — fouten hierin komen vaker voor dan je denkt.
4. Vergelijk met vorige facturen
Een stijging van €0,50 per kilo op kipfilet valt niet op als je alleen naar de huidige factuur kijkt. Maar over een maand is dat al snel €100 extra. Leg facturen naast die van vorige maand.
Tip: Met SupplierScan upload je simpelweg je facturen en zie je automatisch welke prijzen zijn gestegen ten opzichte van vorige uploads.
5. Controleer kortingen en afspraken
Heb je volumekortingen afgesproken? Actietarieven? Check of deze daadwerkelijk verrekend zijn.
6. Let op minimale bestelwaarden en toeslagen
Leveranciers rekenen soms bezorgtoeslagen, koeltoeslagen of klein-ordertoeslag. Deze staan vaak kleingedrukt op de factuur.
7. Bewaar alles digitaal
Papieren facturen raken zoek. Scan of fotografeer alles en sla het gestructureerd op — per leverancier en per maand.
Hoeveel kost niet-controleren?
Een restaurant dat wekelijks voor €4.000 inkoopt en nooit controleert, betaalt gemiddeld 3-5% teveel. Dat is €6.000-€10.000 per jaar aan vermijdbare kosten.
Automatisch controleren met AI
Handmatig facturen vergelijken kost tijd. SupplierScan automatiseert dit: upload je factuur en de AI vergelijkt alle prijzen met eerdere uploads, signaleert stijgingen en berekent de financiële impact.